Hay una diferencia enorme entre organizar un evento para 30 personas y hacerlo para 200 o más. No es solo cuestión de multiplicar. La logística cambia, los tiempos de montaje se disparan y los detalles que en una celebración pequeña se pueden improvisar sobre la marcha, en un banquete de 200 personas tienen que estar resueltos de antemano.

Si estás organizando un banquete, una boda, una cena de gala o cualquier celebración donde el número de comensales supera las 150 personas, esta guía es para ti. Te damos los números reales y el checklist de material para que no te falte nada el día del evento.

Lo que cambia cuando el evento es grande

El primer cambio es mental. En un evento de 200 personas, no tienes margen para el error de última hora. Si, por ejemplo, te falta alguna silla en una comida de 30 invitados, lo resuelves. Si te faltan en un banquete de 200, donde todo está ajustado al dedillo, tienes un problema más grande.

El segundo cambio es logístico. Un montaje que para 40 personas dura un tiempo más bien corto, para 200 puede durar cuatro o cinco. Eso implica coordinar muy bien con el espacio, el proveedor y el catering. Y el tercero es de proporciones.No es proporcional al número de comensales: siempre necesitas un margen de “por si acaso” superior al de eventos pequeños. Añade entre un 8% y un 10% de excedente sobre cualquier pieza que pueda romperse durante el servicio.

Mesas y sillas: la base de todo

Para 200 comensales, la configuración puede ser de infinitas maneras. En mesa redonda, largas, curvas, con formas o mezclando diferentes formatos. Sea como sea es muy importante adaptar las mesas al espacio para que tanto invitados como servicio estén cómodos.

Las mesas de alquiler rectangulares admiten entre 8 y 10 personas cómodamente según las medidas. Las redondas pueden ir desde 6 hasta 12 según el diámetro. Todo esto permite escoger la opción más adecuada para cada celebración.

Para las sillas de eventos, las apilables agilizan el montaje en grandes cantidades com por ejemplo las Chiavari o Crossback.Pide siempre un 5% más de sillas de las que necesitas.

El menaje: los números que importan

Para 200 personas o más, los números habituales son:Platos: mínimo 1 por persona para cada plato que tenga el menú, pero además un 10% adicional para posibles necesidades no previstas.Copas y vasos: entre 3 y 4 por persona (agua, vino blanco, vino tinto, cava), es decir entre 600 y 800 copas; pide un 10% extra también.Cubiertos: dependerá como con todo según el menú pero lo habitual suele ir entre 3 y 5 ó 6 piezas por comensal, lo que para 200 personas supone entre 600 y 1.000 piezas.

La vajilla y el menaje de alquiler tienen que llegar como una sola comanda coordinada. Cada pieza que falta el día del evento es un problema sin solución rápida a esa escala y con Dasler no tendrás ese problema.

El textil: mantelerías para grandes banquetes

La mantelería es uno de los elementos que más influye en la fotografía y en la percepción de calidad. Un mantel de mala calidad estropea el conjunto aunque todo lo demás esté bien. Para banquetes de este tamaño, se deberá escoger la mantelería en funcion de las mesas que se hayan escogido. Las mantelerías de alquiler permiten elegir el color y las medidas exactas sin invertir en piezas que después no sabrás dónde guardar.

La logística: lo que nadie te cuenta

El material para 200 personas no cabe en una furgoneta. Necesitas un camión y dos o tres personas para el montaje, con acceso al espacio acordado con suficiente antelación. Y no olvides la recogida: después del banquete, recoger todo el material y cargarlo lleva su tiempo. Si el espacio tiene horario de cierre, tenlo en cuenta desde el principio de la planificación, no el mismo día.

Un gran evento es perfectamente organizable si tienes el material correcto. Lo que no perdona esta escala es la improvisación. Cuanto antes tengas claro el número de comensales y la distribución del espacio, antes puedes bloquear el material y asegurarte de que no habrá sorpresas. En Dasler llevamos más de 60 años ayudando a que los grandes eventos salgan bien.