Organizar un congreso o una jornada profesional tiene una lógica diferente a la de una boda o una fiesta privada. El objetivo no es crear un ambiente íntimo ni emocionar a nadie. El objetivo es que la gente pueda trabajar, escuchar, relacionarse y irse con la sensación de que el tiempo ha valido la pena. Y para que eso pase, el espacio y el material tienen que funcionar bien.

Lo que suele pasar cuando alguien organiza un congreso por primera vez es que infraestima el material. Reservan el espacio, contratan los ponentes, montan el programa… y en el último momento se dan cuenta de que necesitan doscientas sillas, veinte mesas de trabajo, una zona de networking con mesas altas y una cafetería habilitada para los descansos. Eso es material. Y hay que pedirlo con tiempo.

Las zonas de un congreso y el material que necesita cada una

Un evento profesional bien organizado suele tener entre tres y cinco zonas diferenciadas. Cada una tiene sus propias necesidades de mobiliario.

Lazona de ponencias o sesiones plenarias es la más voluminosa en número de piezas. Necesita sillas en cantidad, todas del mismo modelo o al menos visualmente coherentes, dispuestas en filas o en semicírculo según el formato. Para eventos de más de cien personas, las sillas apilables son la opción más práctica por el transporte y el montaje. En la sección de mobiliario de alquiler encontraréis sillas y mesas en diferentes formatos adaptables a espacios de conferencias.

Lazona de networking o cóctel es donde los asistentes se relacionan durante los descansos. Aquí las mesas altas con taburetes funcionan mucho mejor que las mesas bajas: facilitan la movilidad, las conversaciones de pie y el movimiento natural entre grupos.Un buen espacio de networking no inmoviliza a la gente, la anima a circular.

Lazona de cafetería o descansos necesita una barra o una mesa de trabajo bien equipada para el servicio, más mesas y sillas donde la gente pueda sentarse unos minutos. Si el evento dura todo el día, esta zona se convierte en fundamental: es donde la gente carga energías entre sesión y sesión.

El menaje: lo que la gente toca y usa durante todo el día

En un congreso, el menaje de la cafetería y los descansos es de los elementos más utilizados. Tazas, vasos, platos para los aperitivos, cubiertos para el catering del mediodía. Es material que se usa intensivamente y que tiene que estar disponible en cantidad suficiente para que no haya colas ni esperas en los momentos de pausa.

Un error frecuente es pedir justo la cantidad de asistentes registrados. La realidad es que en los descansos la gente repite, y si hay pocas piezas disponibles, el servicio se colapsa. Como orientación: pide entre un 20 y un 30% más de piezas de las que crees que vas a necesitar. En la sección de vajilla de alquiler de Dasler encontraréis opciones tanto para formatos más formales como para eventos con catering tipo buffet o cóctel.

El chill out para los momentos informales

Los congresos más bien valorados por los asistentes casi siempre tienen una cosa en común: un espacio informal donde la gente puede sentarse cómodamente, hacer una llamada, hablar sin el ruido del networking o simplemente desconectar cinco minutos. Ese espacio no necesita ser grande, pero tiene que existir.

Unos sofás, unas mesas bajas y una zona algo más apartada del flujo principal de asistentes es todo lo que hace falta. El mobiliario chill out de alquiler se integra perfectamente en este tipo de espacios y da un punto de calidad al evento que los asistentes notan aunque no lo identifiquen conscientemente.

Logística: lo que hay que tener claro antes de pedir el material

Antes de hacer cualquier pedido de material para un congreso o jornada, hay tres cosas que conviene tener confirmadas: el aforo exacto del evento, el plano del espacio (para saber qué cabe y cómo se distribuye) y los horarios de acceso para el montaje. Un congreso que empieza a las nueve de la mañana necesita que el material esté montado la noche anterior o muy temprano ese mismo día.

Hablar con el proveedor de material antes de cerrar la distribución del espacio es una buena práctica que ahorra muchos problemas. En Dasler llevamos décadas trabajando con eventos corporativos en Barcelona y conocemos bien los espacios y las necesidades reales de este tipo de celebraciones. Si estáis organizando un congreso o jornada y queréis asesoramiento sobre el material, visitad la sección de alquiler de mobiliario para empresas o contactadnos directamente.